La politique de confidentialité de Transpose SA

Art. 1 : Notre activité

Transpose SA fournit à ses clients des services linguistiques, de traitement documentaire et de traduction, ainsi que les conseils y relatifs, ci-après, les services. Transpose SA s’efforce de développer constamment sa gamme de services et d’offrir les meilleurs conseils en relation avec les services proposés. Nos partenariats commerciaux sont conclus pour assurer la plus grande qualité dans nos services.

Dans ce cadre, nous engageons nos meilleurs efforts pour que les informations fournies par nos clients restent privées et soient utilisées seulement dans les buts ci-après. Cette politique de confidentialité précise et vous informe comment, en tant que client, vos données sont collectées, utilisées et partagées quand vous nous contactez ou quand vous faites appel à nos services.

Art. 2 : L’application de notre politique de confidentialité

Notre politique de confidentialité s’applique à toute information que nous collectons par tout moyen, notamment à travers notre site web, par courriel, téléphone, ou aux informations fournis oralement par nos clients. Une fois que vous cessez d’être notre client, nous continuons à utiliser et à partager vos informations comme décrit ci-après.
Cette politique se réfère strictement aux services de Transpose SA, société enregistrée au Registre du Commerce du Canton de Genève sous le numéro CHE-100.836.915, avec le siège social à l’avenue Calas 8, 1206 Genève, Suisse.
Art. 3 : L’information collectée (1er niveau)
Quand vous faites appel à nos services, on peut vous demander de nous fournir certaines informations de nature personnelle nécessaires à vous identifier, telles que votre nom et le cas échéant, le nom de la société que vous représentez, votre occupation, votre adresse complète, votre courriel, ainsi que des données relatives au règlement des factures, tels que des coordonnées bancaires ou de carte de crédit, des données liées à votre régime fiscal (identifiant fiscal, domiciliation, etc.). Ces informations, de nature personnelle, nous sont nécessaires pour pouvoir prendre contact avec vous et vous fournir les services demandés (tels que le devis, support client, livraison des documents, facturation).
En plus, notre site reçoit et enregistre automatiquement des informations relatives à votre connexion sur notre site, y compris votre adresse IP, le type de moteur de recherche utilisé, etc., à travers différents cookies. Pour des raisons de sécurité et pour prévenir toute fraude éventuelle, nous pouvons vous demander des informations complémentaires nécessaires à la vérification de votre identité, à votre adresse, à votre solvabilité ou autres informations analogues, impératives pour la gestion des risques et pour la conformité avec les aspects réglementaires en vigueur dans l’exercice de nos services.
Nous avons besoin de ces données pour pouvoir vous fournir nos services selon les règles de l’art. Si vous n’êtes pas d’accord avec un ou plusieurs points de cette politique de collecte d’information, nos services pourront être drastiquement réduits, voire indisponibles. Merci de prendre connaissance de cette politique de confidentialité et de nous aviser à trp@transpose.ch si vous n’êtes pas accord avec ces spécifications.
Art. 4 : L’utilisation de vos données personnelles (2ème niveau)
Nous utilisons l’information mentionnée à l’art. 3 pour :

  • Vérifier si vous figurez déjà dans nos bases de données
  • Rester en contact avec vous et pouvoir vous recontacter concernant les services que vous avez sollicités
  • Pouvoir analyser votre demande de prestation de services et vous fournir, le cas échéant, un devis détaillé. Dans ce cas et pour pouvoir exécuter ces services, vos données peuvent être partagées avec différents interlocuteurs ou collaborateurs, tels que : nos traducteurs internes et externes, des ambassades et services consulaires, des bureaux notariaux, des services de messagerie ou postaux, nos autres sites de production ou nos employés administratifs et techniques.
  • Pour vous communiquer l’état d’avancement de vos commandes (par exemple avis de mise en production, avis de livraison, avis de facturation, etc.)
  • Pour gérer les procédures de feedback et de processus qualité, de facturation et de clôture de la commande
  • Pour vous communiquer de nouvelles offres, services, promotions ou des détails sur de nouveaux produits que nous considérons qu’ils peuvent être d’intérêt pour vous. Vous pouvez à tout moment nous indiquer que vous ne souhaitez pas recevoir ce type de communication à trp@transpose.ch

Transpose SA ne commercialise pas les données fournies directement ou indirectement par ses clients auprès de tierces parties. Nous ne partageons les données que dans le but de la réalisation la plus efficace du mandat confié et pour vous offrir la meilleure qualité des services, ou vous informer de nouvelles opportunités de services.
Art. 5 : L’étendue de notre responsabilité (3ème niveau)
Notre engagement de confidentialité concerne uniquement l’information que Transpose collecte auprès de ses clients actuels ou potentiels. Nous excluons toute responsabilité relative à l’information contenue dans les documents fournis à Transpose pour l’exécution de ses mandats. Le client est seul responsable de l’anonymisation, si nécessaire, du contenu des documents à traduire ou de nous donner les instructions nécessaires relatives à la confidentialité de ces documents. Le partage du contenu est impératif s’il s’agit de documents ayant un caractère officiel dans le traitement desquels l’intervention de tiers, tels que et non exhaustivement, des officiers publics, consulaires et notariaux est nécessaire pour l’accomplissement de notre mandat. Transpose garde, dans tous les cas et pour des raisons de traçabilité et de gestion de la qualité, une copie des documents relatifs aux mandats réalisés. Nos archives sont conservées en conformité avec les dispositions légales en vigueur. En outre, nous conservons des données relatives à nos obligations légales ou réglementaires, telles que des audits et des certifications.
Nous ne mutualisons pas les données de nos clients. Plus spécifiquement, toutes les mémoires de traductions et les glossaires y relatifs ne sont pas intriqués entre les différents fichiers confiés par nos clients. Enfin, les données confiées par nos clients ne sont pas traitées dans des moteurs publics de traduction ou d’analyse textuelle.
Art. 6 : La protection et le stockage des données
L’information personnelle des clients est protégée par des moyens physiques, tels que des systèmes d’alarme et de vidéosurveillance dans nos locaux, des sociétés externes de gardiennage des locaux, des moyens de protection électronique, tels que des firewalls physiques et logiciels, des processus et des moyens de cryptage des données et par des procédures internes, telles que le partage d’information avec nos collaborateurs selon le principe de « need to know ».
Transpose s’efforce d’assurer la plus grande sécurité des informations fournies. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue ou une protection totale contre des risques du système, tels que des possibles attaques informatiques et des vols de données. Pour cela, Transpose fait régulièrement procéder à des audits de sécurités externes, tant programmés qu’aléatoires, réalisés par des sociétés de sécurités informatiques de premier rang basées en Suisse.
Les données de Transpose sont stockées en Suisse avec des infrastructures propriétaires et des progiciels répondants aux normes de sécurité ISO 27001. Nous sommes à la disposition de nos clients pour les assister dans l’audit de la traçabilité de leurs données. Les demandes y relatives peuvent nous être envoyées à trp@transpose.ch.
Nous nous engageons à vous notifier toute intrusion dans notre système qui concerne vos données personnelles, dans les 48h à compter de sa découverte, en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies.
Art. 7 : La mise à jour de notre politique de confidentialité
Cette politique de confidentialité est mise à jour en conformité avec les dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018. Vous pouvez trouver plus d’informations sur les prévisions de RGPD ici. Les mises à jour subséquentes de notre politique de confidentialité vous seront communiquées à travers notre site web.
Art. 8 : L’intégralité
Notre politique de confidentialité est partie intégrante de nos conditions générales de vente (CGV) et de nos conditions d’utilisation de nos services. Veuillez lire et conserver les précisions de ces documents. Le cas échéant, veuillez nous signaler tout désaccord relatif à leurs clauses. A défaut d’une communication écrite de votre part à trp@transpose.ch, elles sont censées être lues et acceptées.
Mise à jour à Genève, le 10 octobre 2018