La politique de confidentialité de Transpose SA

Art. 1 : Avis de confidentialité

Transpose SA fournit à ses Clients des services linguistiques, de traitement documentaire et de traduction, ainsi que des conseils y afférents, ci-après dénommés Services. Dans ce cadre, nous engageons nos meilleurs efforts pour que les informations fournies par nos Clients restent privées et soient utilisées seulement dans les buts énoncés ci-dessous. Cette Politique de confidentialité précise et vous informe comment, en tant que personne concernée et/ou en tant que Client, vos données sont collectées, utilisées et partagées quand vous nous contactez ou quand vous faites appel à nos Services.

Nous vous encourageons à lire cette Politique de confidentialité avant d’utiliser notre site Internet. Les mises à jour seront communiquées sur notre site Internet ; nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. La dernière mise à jour date du 24 juin 2020.

Art. 2 : Champ d’application de notre politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité concerne strictement Transpose SA, société anonyme inscrite au Registre du commerce du Canton de Genève sous le numéro CHE-100.836.915, dont le siège social est situé à l’Avenue Calas 8, 1206 Genève en Suisse. Transpose SA est le responsable du traitement des informations que vous fournissez.

Vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : trp@transpose.ch.

Notre Politique de confidentialité s’applique à toute information que nous recueillons par quelque moyen que ce soit, y compris par le biais de notre site Internet, par courrier électronique, par téléphone ou par des informations fournies oralement par nos Clients. Une fois que vous cessez d’être notre Client, nous continuons à utiliser et à partager vos données comment décrit ci-après.

Vous êtes informé de notre Politique de confidentialité lorsque vous utilisez notre site Internet, et lorsque nous répondons à votre demande de devis. Veuillez lire attentivement les dispositions suivantes. Si vous n’êtes pas d’accord avec les spécifications contenues dans cette Politique de confidentialité, veuillez-nous en informer immédiatement à l’adresse trp@transpose.ch. Sans cette notification, l’utilisation de ce site Internet signifie que vous acceptez toutes les dispositions de la Politique de confidentialité.

Art. 3 : Données collectées

3.1 Lors de l’utilisation de nos Services

Lorsque vous utilisez nos Services, on peut vous demander de nous fournir certaines informations personnelles nécessaires à votre identification, telles que votre nom et, le cas échéant, le nom de la société que vous représentez, votre occupation, votre adresse complète, votre courriel, ainsi que des données relatives au règlement des factures, tels que les coordonnées bancaires ou de carte de crédit ou les données liées à votre régime fiscal (identification fiscale, domiciliation, etc.). Ces données personnelles nous sont nécessaires pour pouvoir prendre contact avec vous et vous fournir les services demandés (tels qu’un devis, l’assistance à la clientèle, la livraison de documents ou la facturation) et relève ainsi de nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise. Si vous n’êtes pas d’accord avec un ou plusieurs aspects de cette politique de collecte de données, veuillez savoir que nos Services peuvent être considérablement réduits ou indisponibles.

Pour des raisons de sécurité et pour prévenir toute fraude éventuelle, nous pouvons vous demander des informations complémentaires nécessaires à la vérification de votre identité, à votre adresse, à votre solvabilité ou autres informations analogues, impératives pour la gestion des risques et pour la conformité avec les aspects réglementaires en vigueur dans l’exercice de nos Services. Ceci relève de nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise.

Lorsque vous nous communiquez volontairement vos coordonnées professionnelles, nous nous réservons la possibilité d’utiliser vos données personnelles à des fins de publicité et de marketing si vous y consentez ou si nous considérons qu’il est dans notre intérêt légitime d’entretenir une relation commerciale avec vous ou la société que vous représentez.

3.2 Utilisation des cookies

En utilisant divers cookies, notre site Internet reçoit et enregistre automatiquement des informations sur votre connexion à notre site Internet, y compris votre adresse IP, la date et l’heure de votre visite, le pays d’où vous vous connectez et le type de moteur de recherche utilisé.

Les cookies indiqués ci-dessus nous aident à administrer le site Internet et à améliorer votre expérience de navigation en personnalisant ce dernier. Ils sont donc collectés sur la base des intérêts légitimes de Transpose SA. Nous pensons que votre expérience du site Internet serait affectée si vous décidiez de ne pas recevoir les cookies que nous utilisons.

Tout cookie supplémentaire, tel que les cookies publicitaires basés sur vos intérêts, nécessite votre consentement. Vous pouvez choisir les types de cookies que vous acceptez et retirer votre consentement à tout moment.

Art. 4 : Utilisation de vos données personnelles

Nous utilisons les informations mentionnées à l’art. 3 pour :

  • Vérifier si vous figurez déjà dans nos bases de données
  • Rester en contact avec vous et pouvoir vous recontacter concernant les Services que vous avez sollicités
  • Pouvoir analyser votre demande de prestation de Services et vous fournir, le cas échéant, un devis détaillé.
  • Vous communiquer l’état d’avancement de vos commandes (par exemple avis de mise en production, avis de livraison, avis de facturation, etc.)
  • Gérer les procédures de feedback et de processus qualité, de facturation et de clôture de la commande, et
  • Vous communiquer de nouvelles offres, Services, promotions ou des détails sur de nouveaux produits que nous considérions être d’intérêt pour vous. Vous pouvez à tout moment nous indiquer que vous ne souhaitez pas recevoir ce type de communication à trp@transpose.ch.

4.1 Partage de vos données personnelles

Afin d’analyser votre demande de Services et d’exécuter ces derniers, vos données personnelles peuvent être partagées avec différents interlocuteurs ou collaborateurs, tels que nos traducteurs internes, les ambassades et les services consulaires, des bureaux notariaux, les services de messagerie ou les services postaux, nos autres sites de production ou nos employés administratifs et techniques. Nos collaborateurs sont liés par un accord écrit qui les engage à prendre des mesures de protection appropriées en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles.

Transpose SA ne commercialise pas les données fournies directement ou indirectement par ses Clients auprès de tierces parties.

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles en réponse à une action en justice, par exemple en réponse à une ordonnance du tribunal ou à une citation à comparaître, ou en réponse à une demande d’un organisme chargé de l’application de la loi, ou lorsque nous estimons qu’il est nécessaire d’enquêter, de prévenir ou d’agir en ce qui concerne des activités illégales, et lorsque la loi l’exige.

4.2 Services web externes

Nous utilisons Google Analytics pour suivre les visiteurs de notre site Internet. Vous pouvez lire les conditions d’utilisation de Google Analytics ici.

Notre site Internet peut également comporter des liens vers d’autres sites web. Si vous fournissez des informations personnelles identifiables par l’intermédiaire d’un site Internet tiers, elles seront traitées par le site Internet de ce tiers (et non sur notre site Internet), collectées par le tiers sur ses propres serveurs, et contrôlées par la politique de confidentialité de celui-ci. Nous vous conseillons d’examiner la politique de confidentialité de ces sites Internet.

Art. 5 : L’étendue de notre responsabilité

Notre engagement de confidentialité concerne uniquement l’information que Transpose SA collecte auprès de ses Clients actuels ou potentiels. Nous excluons toute responsabilité relative à l’information contenue dans les documents fournis à Transpose SA pour l’exécution de ses mandats. Le Client est seul responsable de l’anonymisation, si nécessaire, du contenu des documents à traduire ou de nous donner les instructions nécessaires relatives à la confidentialité de ces documents. Le partage du contenu est impératif s’il s’agit de documents ayant un caractère officiel dans le traitement desquels l’intervention de tiers, tels que et non-exhaustivement, des officiers publics, consulaires et notariaux est nécessaire pour l’accomplissement de notre mandat.

Nous ne mutualisons pas les données de nos Clients. Plus spécifiquement, toutes les mémoires de traductions et les glossaires y afférents ne sont pas intriqués entre les différents fichiers confiés par nos Clients. Enfin, les données confiées par nos Clients ne sont pas traitées dans des moteurs publics de traduction ou d’analyse textuelle.

Art. 6 : Conservation des données

La durée pendant laquelle Transpose SA conserve les données personnelles de ses Clients dépendra de nos obligations légales, de la nature des Contrats que nous avons conclus avec vous, de l’existence de votre consentement ou de nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise.

Les informations que vous envoyez dans le cadre d’une demande de renseignements seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour répondre à votre demande et la mener à terme, et pendant 12 mois supplémentaires avant de les supprimer, à moins que vous ne donniez votre consentement pour un contact ultérieur au cours de votre demande.

Transpose SA garde, dans tous les cas et pour des raisons de traçabilité et de gestion de la qualité, une copie des documents relatifs aux mandats réalisés. Notre outil de gestion de traduction conserve pendant 3 ans une copie des documents traités. Après la résiliation d’un Contrat avec un Client, nous archivons ses informations pendant une période de 10 ans suivant la fin de l’année en cours de laquelle le Contrat a pris fin. Celle-ci correspond à la durée de conservation requise par la loi suisse. Le traitement des données contractuelles reste toutefois limité après la fin du Contrat.

Nos archives sont conservées conformément aux dispositions légales en vigueur en Suisse. Nous conservons également des données relatives à nos obligations légales ou réglementaires, tels que des audits et de certifications. Si vous souhaitez savoir quelles sont les informations concernées, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : trp@transpose.ch.

Art. 7 : Protection et stockage des données

Les archives de Transpose SA sont stockées en Suisse avec des infrastructures propriétaires et des progiciels conformes aux normes de sécurité ISO 27001. Ces archives sont protégées par des moyens physiques, tels que des systèmes d’alarme et de vidéosurveillance, des sociétés externes de gardiennage des locaux, des moyens de protection électroniques, tels que des firewalls physiques et des logiciels, des processus et moyens de cryptage des données et par des procédures internes, telles que le partage d’information avec nos collaborateurs selon le principe de « need to know ».

Transpose SA s’efforce d’assurer la plus grande sécurité de ses archives. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue ou une protection complète contre les risques du système, tels que les éventuelles attaques informatiques et des vols de données. À cette fin, Transpose SA fait régulièrement procéder à des audits de sécurité externes, tant programmés qu’aléatoires, réalisés par des sociétés de sécurité informatique de premier rang basées en Suisse. Nous nous engageons de vous notifier toute intrusion dans notre système qui concerne vos données personnelles, dans les 48h suivant sa découverte, en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies.

Nous sommes à votre disposition pour vous aider dans la traçabilité de vos données. Les demandes à cet égard peuvent nous être adressées à l’adresse suivante : trp@transpose.ch.

Art. 8 : Vos droits en tant que personne concernée

Vous avez le droit :

  • de refuser que vos données personnelles soient traitées à des fins de marketing;
  • de demander des informations sur le traitement de vos données personnelles, y compris de recevoir une copie de vos données personnelles;
  • de demander la correction et/ou la suppression de vos données personnelles, ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles ; et
  • de demander la limitation du traitement de vos données personnelles.

Si vous vous opposez au traitement de vos données personnelles, nous respecterons ce choix, pour autant que nos obligations légales ne nous lient autrement.

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez nous le faire savoir en nous contactant à l’adresse suivante : trp@transpose.ch.

Art. 9 : Intégrité

Notre Politique de confidentialité est partie intégrante des Contrats avec nos Clients, de nos conditions générales de service (CGS) et des conditions d’utilisation de notre site Internet.

Art. 10 : Divisibilité

Si une disposition de la Politique de confidentialité est jugée inapplicable, seule cette disposition sera nulle. Les autres dispositions de la Politique de confidentialité restent en vigueur.