Datenschutzerklärung von Transpose SA

Art. 1: Hinweis zum Datenschutz

TRANSPOSE SA bietet ihren Kunden Sprach-, Dokumentenverarbeitungs- und Übersetzungsdienstleistungen sowie die damit verbundene Beratung an, nachstehend Dienstleistungen genannt. In diesem Zusammenhang sind wir bei TRANSPOSE SA bestrebt, sicherzustellen, dass die von unseren Kunden zur Verfügung gestellten Informationen vertraulich bleiben und nur für die nachstehenden Zwecke verwendet werden. Diese Datenschutzerklärung erläutert und informiert Sie darüber, wie Ihre Daten als Datensubjekt und/oder Kunde erfasst, verwendet und weitergegeben werden, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen oder wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung zu lesen, bevor Sie unsere Website nutzen. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung werden über unsere Website bekannt gegeben, daher bitten wir Sie, diese regelmässig zu überprüfen. Sie wurde zuletzt am 24. Juni 2020 aktualisiert.

Art. 2: Geltungsbereich unserer Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschliesslich auf Transpose SA, eine im Handelsregister des Kantons Genf unter der Nummer CHE-100.836.915 eingetragene Aktiengesellschaft mit Sitz in der Avenue Calas 8, 1206 Genf, Schweiz. Transpose SA ist der Datenverantwortliche für die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen.

Sie können uns unter trp@transpose.ch kontaktieren.

Unsere Datenschutzerklärung gilt für alle Informationen, die wir mit allen Mitteln sammeln, einschliesslich über unsere Website, E-Mail, Telefon oder für Informationen, die von unseren Kunden mündlich zur Verfügung gestellt werden. Sobald Sie nicht mehr unser Kunde sind, verwenden und teilen wir Ihre Daten weiterhin wie unten beschrieben.

Sie werden über unsere Datenschutzerklärung informiert, wenn Sie unsere Website nutzen und wenn wir auf Ihre Anfrage mit einem Kostenvoranschlag antworten. Bitte lesen Sie die folgenden Bestimmungen sorgfältig durch. Wenn Sie mit der Datenschutzerklärung oder einige ihrer Bestimmungen nicht einverstanden sind, benachrichtigen Sie uns bitte umgehend unter trp@transpo.cseh. Ohne eine solche Benachrichtigung bedeutet Ihre Nutzung dieser Website, dass Sie mit allen Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung einverstanden sind.

Art. 3: Gesammelte Daten

3.1 Bei der Nutzung unserer Dienstleistungen

Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, uns bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, wie z. B. Ihren Namen und gegebenenfalls den Namen des von Ihnen vertretenen Unternehmens, Ihren Beruf, Ihre vollständige Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse sowie Zahlungsdaten auf Rechnungen, wie Bank- oder Kreditkartendaten, Daten zu Ihrem Steuerstatus (Steueridentifikation, Wohnsitz usw.). Wir benötigen diese personenbezogenen Daten, um mit Ihnen Kontakt aufnehmen und Ihnen die gewünschten Dienstleistungen (wie die Erstellung eines Kostenvoranschlags, die Kundenbetreuung, die Lieferung von Dokumenten oder die Rechnungsstellung) erbringen zu können. Diese Datenerfassung fällt in den Bereich unserer legitimen Interessen als Unternehmen. Wenn Sie mit einem oder mehreren Aspekten dieser Datenerfassung nicht einverstanden sind, beachten Sie bitte, dass unsere Dienstleistungen drastisch eingeschränkt oder nicht verfügbar sein können.

Aus Sicherheitsgründen und zur Verhinderung von Betrug können wir Sie um zusätzliche Informationen bitten, um Ihre Identität, Ihre Adresse, Ihre Zahlungsfähigkeit oder ähnliche Informationen zu überprüfen, die für das Risikomanagement und die Einhaltung der für die Erbringung unserer Dienstleistungen geltenden gesetzlichen Bestimmungen unerlässlich sind. Dies fällt in den Bereich unserer legitimen Interessen als Unternehmen.

Wenn Sie freiwillig geschäftliche Kontaktdaten mit uns austauschen, können wir Ihre personenbezogenen Daten zu Werbe- und Marketingzwecken verwenden, wenn wir Ihre Zustimmung dazu haben oder wenn wir es in unserem legitimen Interesse sehen, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder dem von Ihnen vertretenen Unternehmen aufrechtzuerhalten.

3.2 Verwendung von Cookies

Durch die Verwendung verschiedener Cookies erhält und speichert unsere Website automatisch Informationen über Ihre Verbindung zu unserer Website, einschliesslich Ihrer IP-Adresse, des Datums und der Uhrzeit des Besuchs, des Landes, aus dem Sie uns besuchen, und der Art der verwendeten Suchmaschine.

Die oben angegebenen Cookies helfen uns bei der Verwaltung der Website und verbessern Ihren Besuch durch Personalisierung der Website. Sie werden also auf der Grundlage der legitimen Interessen von TRANSPOSE SA gesammelt. Wir glauben, dass Ihre Erfahrung mit der Website beeinträchtigt würde, wenn Sie die von uns verwendeten Cookies ablehnen würden.

Zusätzliche Cookies, wie z.B. interessenbezogene Werbe-Cookies, erfordern Ihre Zustimmung. Sie können wählen, mit welchen Arten von Cookies Sie einverstanden sind, und Ihre Zustimmung jederzeit zurückziehen.

Art. 4: Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verwenden die unter Artikel 3 genannten Informationen für folgende Zwecke:

  • Überprüfung, ob Sie bereits in unseren Datenbanken vorhanden sind
  • Zur Aufrechterhaltung des Kontakts mit Ihnen und um Sie bezüglich der von Ihnen angeforderten Dienstleistungen erneut zu kontaktieren.
  • Analyse Ihrer Anfrage nach Dienstleistungen und bei Bedarf Unterbreitung eines detaillierten Angebots
  • Um Sie über den Status Ihrer Aufträge zu informieren (z.B. Produktionsanlaufhinweise, Lieferhinweise, Rechnungshinweise, usw.)
  • Zur Verwaltung des Rückmeldungs- und Qualitätsprozesses, der Rechnungsstellung und des Auftragsabschlusses
  • Um Ihnen neue Angebote, Dienstleistungen, Werbeaktionen oder Einzelheiten über neue Produkte zukommen zu lassen, die unserer Meinung nach für Sie von Interesse sein könnten. Sie können uns jederzeit unter trp@transpose.ch mitteilen, dass Sie diese Art von Kommunikation nicht erhalten möchten.

4.1 Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Um Ihre Anfrage nach Dienstleistungen zu analysieren und diese Dienstleistungen zu erbringen, können Ihre personenbezogenen Daten mit verschiedenen Gesprächspartnern oder Mitarbeitern geteilt werden, wie z.B. unseren internen Übersetzern, Botschaften und Konsulardiensten, Notariaten, Kurier- oder Postdiensten, unseren anderen Produktionsstätten oder unseren administrativen und technischen Mitarbeitern. Unsere Mitarbeiter sind an eine schriftliche Vereinbarung gebunden, in der sie sich zu angemessenen Sicherheitsvorkehrungen in Bezug auf den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten verpflichten.

TRRANSPOSE SA verkauft keine Daten, die direkt oder indirekt von ihren Kunden zur Verfügung gestellt werden, an Dritte.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten in Folge rechtlicher Schritte offenlegen, z.B. in Folge eines Gerichtsbeschlusses oder einer Vorladung, oder auf Anfrage einer Strafverfolgungsbehörde, oder wenn wir glauben, dass die Offenlegung notwendig ist, um illegale Aktivitäten zu untersuchen, zu verhindern oder daraufhin zu handeln, und falls anderweitig gesetzlich vorgeschrieben.

4.2 Externe Webdienste

Wir verwenden Google Analytics, um Besucher zu verfolgen. Die Nutzungsbedingungen von Google Analytics können Sie hier lesen.

Unsere Website kann auch Links zu anderen Websites enthalten. Wenn Sie personenbezogene Daten über eine solche Website eines Drittanbieters zur Verfügung stellen, erfolgt die Datenverarbeitung auf der Website dieses Drittanbieters (und nicht auf dieser Website), und die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten werden von diesem auf dessen eigenen Servern erfasst und durch die Datenschutzbestimmungen dieses Drittanbieters kontrolliert. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzbestimmungen dieser Websites zu lesen.

Art. 5: Unser Haftungsumfang

Unsere Vertraulichkeitsverpflichtung beschränkt sich auf die Informationen, die TRANSPOSE SA von seinen aktuellen oder potentiellen Kunden sammelt. Wir schliessen jegliche Haftung für die Informationen aus, die in den Dokumenten enthalten sind, die TRANSPOSE SA für die Ausführung ihrer Aufträge zur Verfügung gestellt werden. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des Kunden, den Inhalt der zu übersetzenden Dokumente gegebenenfalls zu anonymisieren oder uns die notwendigen Anweisungen zur Vertraulichkeit dieser Dokumente zu erteilen. Die Weitergabe von Inhalten ist zwingend erforderlich, wenn es sich um Dokumente offizieller Natur handelt, bei deren Verarbeitung der Zugriff Dritter, wie z. B., aber nicht beschränkt auf, öffentliche, konsularische und notarielle Beamte, für die Erfüllung unseres Auftrags erforderlich ist.

Wir vermengen die Daten unserer Kunden nicht. Keine Translation Memories und verwandten Glossare der verschiedenen Dateien, die unsere Kunden uns anvertrauen, werden miteinander verknüpft. Zudem werden die von unseren Kunden anvertrauten Daten nicht in öffentlichen Übersetzungs- oder Textanalysemaschinen verarbeitet.

Art. 6: Aufbewahrung der Daten

Wie lange TRANSPOSE SA die personenbezogenen Daten ihrer Kunden bearbeitet oder aufbewahrt, hängt von unseren gesetzlichen Verpflichtungen, der Art des Vertrags, den wir mit Ihnen geschlossen haben, vom Vorhandensein Ihrer Zustimmung oder von unseren legitimen Interessen als Unternehmen ab.

Die Informationen, die Sie uns zum Zweck einer Anfrage senden, werden so lange aufbewahrt, wie es für die Beantwortung und den Abschluss Ihrer Anfrage erforderlich ist, sowie für weitere 12 Monate, bevor Ihre Daten gelöscht werden, es sei denn, Sie geben uns im Rahmen Ihrer Anfrage Ihr Einverständnis für zukünftige Kontakte.

In allen Fällen und aus Gründen der Rückverfolgbarkeit und des Qualitätsmanagements bewahrt TRANSPOSE SA eine Kopie der Dokumente der ausgeführten Aufträge auf. Unsere Übersetzungsmanagement-Software bewahrt eine Kopie der verarbeiteten Dokumente 3 Jahre lang auf. Nach Beendigung eines Vertrags mit einem Kunden bewahrt TRANSPOSE SA dessen Informationen für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Ende des Geschäftsjahres, in dem der Vertrag geschlossen wurde, auf. Dies ist die nach Schweizer Recht vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist. Die Verarbeitung von Vertragsdaten bleibt jedoch auch nach Beendigung des Vertrags begrenzt.

Unsere Archive werden in Übereinstimmung mit den in der Schweiz geltenden gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt. Darüber hinaus führen wir Aufzeichnungen über unsere gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen, wie z.B. Audits und Zertifizierungen. Wenn Sie wissen möchten, welche Informationen davon betroffen sind, können Sie uns unter trp@transpose.ch kontaktieren.

Art. 7: Datenschutz und -speicherung

Die Archive von TRANSPOSE SA werden in der Schweiz mit proprietären Infrastrukturen und Softwarepaketen gespeichert, die den Sicherheitsstandards der ISO 27001 entsprechen. Diese Archive werden durch physische Mittel geschützt, wie z.B. Alarm- und Videoüberwachungssysteme in unseren Räumlichkeiten, externe Sicherheitsfirmen zur Überwachung unserer Räumlichkeiten, elektronische Schutzmittel wie physische Firewalls und Software, Prozesse und Mittel zur Datenverschlüsselung und interne Verfahren, wie z.B. die Weitergabe von Informationen an unsere Mitarbeiter auf einer «need to know»-Basis.

TRANSPOSE SA ist bestrebt, die höchste Sicherheit ihrer Archive zu gewährleisten. Wir können jedoch keine absolute Sicherheit oder einen vollständigen Schutz gegen systemische Risiken, wie mögliche Cyber-Angriffe und Datendiebstahl, garantieren. Zu diesem Zweck führt TRANSPOSE SA regelmässig sowohl planmässige, als auch zufällige externe Sicherheitsaudits durch, die von führenden Schweizer IT-Sicherheitsfirmen durchgeführt werden. Wir verpflichten uns, Sie über jeden Eingriff in unser System, der Ihre personenbezogenen Daten betrifft, innerhalb von 48 Stunden nach der Entdeckung unter Verwendung der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zu informieren.

Wir stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Rückverfolgbarkeit Ihrer Daten zu unterstützen. Diesbezügliche Anfragen können an trp@transpose.ch gerichtet werden.

Art. 8: Ihre Rechte als Datensubjekt

Als Datensubjekt haben sie das Recht:

  • sich gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Marketingzwecke auszusprechen;
  • Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern, einschliesslich der Zusendung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten;
  • die Berichtigung und/oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen; und
  • die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen.

Wenn Sie Einwände gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, werden wir diese Wahl respektieren, vorausgesetzt, dies verstösst nicht gegen unsere gesetzlichen Verpflichtungen.

Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte diesbezüglich an trp@transpose.ch.

Art. 9: Vollständigkeit

Unsere Datenschutzerklärung ist ein integraler Bestandteil des Vertrags mit unseren Kunden, unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und der Nutzungsbedingungen unserer Website.

Art. 10: Salvatorische Klausel

Sollte sich eine Bestimmung dieser Datenschutzerklärung als unwirksam erweisen, ist nur diese Bestimmung unwirksam. Die übrigen Bestimmungen der Datenschutzerklärung bleiben wirksam.