Datenschutzerklärung von Transpose SA

Art. 1: Unsere Tätigkeit

Transpose SA erbringt für ihre Kunden Sprach-, Dokumentenverarbeitungs- und Übersetzungsdienstleistungen sowie die damit verbundene Beratung, nachstehend Dienstleistungen genannt. Die Transpose SA ist bestrebt, ihr Dienstleistungsangebot ständig weiterzuentwickeln und die beste Beratung im Zusammenhang mit den angebotenen Dienstleistungen anzubieten. Unsere Handelspartnerschaften werden geschlossen, um die höchste Qualität unserer Dienstleistungen zu gewährleisten.

In diesem Zusammenhang sind wir bestrebt, sicherzustellen, dass die von unseren Kunden zur Verfügung gestellten Informationen vertraulich bleiben und nur für die folgenden Zwecke verwendet werden. Diese Datenschutzerklärung beschreibt und informiert Sie, wie Ihre Daten als Kunde erhoben, verwendet und weitergegeben werden, wenn Sie uns kontaktieren oder unsere Dienste nutzen.

Art. 2: Anwendung unserer Datenschutzerklärung

Unsere Datenschutzerklärung gilt für alle Informationen, die wir mit allen Mitteln sammeln, einschliesslich über unsere Website, E-Mail, Telefon oder für Informationen, die von unseren Kunden mündlich zur Verfügung gestellt werden. Sobald Sie nicht mehr unser Kunde sind, verwenden und teilen wir Ihre Daten wie unten beschrieben.
Diese Richtlinie bezieht sich ausschliesslich auf die Dienstleistungen der Transpose SA, einer im Handelsregister des Kantons Genf unter der Nummer CHE-100.836.915 eingetragenen Gesellschaft mit Sitz in der Avenue Calas 8, 1206 Genf, Schweiz.

Art. 3: Gesammelte Informationen (1. Stufe)

Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, uns bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, wie z. B. Ihren Namen und gegebenenfalls den Namen des von Ihnen vertretenen Unternehmens, Ihren Beruf, Ihre vollständige Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse sowie Zahlungsdaten auf Rechnungen, wie Bank- oder Kreditkartendaten, Daten zu Ihrem Steuerstatus (Steueridentifikation, Wohnsitz usw.). Diese personenbezogenen Daten sind notwendig, damit wir Sie kontaktieren und Ihnen die gewünschten Dienstleistungen (z. B. Angebot, Kundenbetreuung, Dokumentenlieferung, Rechnungsstellung) anbieten können.
Darüber hinaus empfängt und speichert unsere Website automatisch Informationen über Ihre Verbindung zu unserer Website, einschliesslich Ihrer IP-Adresse, der Art der verwendeten Suchmaschine usw., über verschiedene Cookies. Aus Sicherheitsgründen und zur Verhinderung von Betrug können wir Sie um zusätzliche Informationen bitten, die erforderlich sind, um Ihre Identität, Adresse, Solvenz oder andere ähnliche Informationen zu überprüfen, die für das Risikomanagement und die Einhaltung der bei der Erbringung unserer Dienstleistungen geltenden gesetzlichen Aspekte unerlässlich sind.
Wir benötigen diese Daten, um Ihnen unsere Dienste professionell zur Verfügung stellen zu können. Wenn Sie mit einem oder mehreren Aspekten dieser Richtlinien zur Datenerfassung nicht einverstanden sind, können unsere Dienste drastisch reduziert oder sogar nicht verfügbar sein. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung und informieren Sie uns unter trp@transpose.ch, wenn Sie mit diesen Spezifikationen nicht einverstanden sind.

Art. 4: Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten (2. Stufe)

Wir verwenden die unter Artikel 3 genannten Informationen für folgende Zwecke:

  • Überprüfung, ob Sie sich bereits in unseren Datenbanken befinden
  • Zur Aufrechterhaltung des Kontakts mit Ihnen und um Sie bezüglich der von Ihnen angeforderten Dienstleistungen erneut zu kontaktieren
  • Analyse Ihrer Anfrage nach Dienstleistungen und bei Bedarf Unterbreitung eines detaillierten Angebots. In diesem Fall und um diese Dienstleistungen erbringen zu können, können Ihre Daten an verschiedene Gesprächspartner oder Mitarbeiter weitergegeben werden, wie z. B.: unsere internen und externen Übersetzer, Botschaften und Konsulardienste, Notariate, Kurier- oder Postdienste, unsere anderen Produktionsstätten oder unsere administrativen und technischen Mitarbeiter.
  • Um Sie über den Status Ihrer Aufträge zu informieren (z. B. Produktionsanlaufhinweise, Lieferhinweise, Rechnungshinweise, etc.)
  • Zur Verwaltung der Rückmeldungen und Qualitätsprozesse, der Rechnungsstellung und des Auftragsabschlusses
  • Um Ihnen neue Angebote, Dienstleistungen, Promotionen oder Details zu neuen Produkten mitzuteilen, die unserer Meinung nach für Sie von Interesse sein könnten. Unter trp@transpose.ch haben SIe jederzeit die Möglichkeit uns mitzuteilen, dass Sie diese Art von Mitteilung nicht erhalten möchten.

Die Transpose SA vermarktet die von ihren Kunden direkt oder indirekt zur Verfügung gestellten Daten nicht an Dritte. Wir geben Daten nur zum Zwecke der effizientesten Ausführung des uns übertragenen Auftrags weiter, um Ihnen die bestmögliche Qualität der Dienstleistungen zu bieten oder Sie über neue Dienstleistungsmöglichkeiten zu informieren.

Art. 5: Unser Haftungsumfang (3. Stufe)

Unsere Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nur für Informationen, die Transpose von seinen aktuellen oder potenziellen Kunden sammelt. Wir schliessen jegliche Haftung für die Informationen aus, die in den Dokumenten enthalten sind, die Transpose für die Ausführung seiner Aufträge zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, den Inhalt der zu übersetzenden Dokumente gegebenenfalls zu anonymisieren oder uns die notwendigen Anweisungen zur Vertraulichkeit dieser Dokumente zu erteilen. Die Weitergabe von Inhalten ist zwingend erforderlich, wenn es sich um Dokumente offizieller Natur handelt, bei deren Verarbeitung das Eingreifen Dritter, wie z. B., aber nicht beschränkt auf, öffentliche, konsularische und notarielle Beamte, für die Erfüllung unseres Auftrags erforderlich ist. Transpose bewahrt in jedem Fall und aus Gründen der Rückverfolgbarkeit und des Qualitätsmanagements eine Kopie der Dokumente über die ausgeführten Aufträge auf. Unsere Archive werden nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen geführt. Darüber hinaus speichern wir Daten im Zusammenhang mit unseren gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen wie Audits und Zertifizierungen.
Wir geben die Daten unserer Kunden nicht weiter. Genauer gesagt, sind nicht alle Translation Memories und verwandten Glossare der verschiedenen Dateien, die unsere Kunden uns anvertrauen, miteinander verknüpft. Zudem werden die von unseren Kunden anvertrauten Daten nicht in öffentlichen Übersetzungs- oder Textanalysemaschinen verarbeitet.

Art. 6: Datenschutz und -speicherung

Die personenbezogenen Daten der Kunden werden durch physische Mittel wie Alarm- und Videoüberwachungssysteme in unseren Räumlichkeiten, externe Sicherheitsfirmen, elektronische Schutzmittel wie physische und Software-Firewalls, Datenverschlüsselungsverfahren und -mittel sowie durch interne Verfahren wie den Informationsaustausch mit unseren Mitarbeitern auf einer „need to know“-Basis geschützt.
Transpose ist bestrebt, die höchste Sicherheit der bereitgestellten Informationen zu gewährleisten. Wir können jedoch keine absolute Sicherheit oder einen vollständigen Schutz vor Systemrisiken wie möglichen Computerangriffen und Datendiebstahl garantieren. Zu diesem Zweck führt Transpose regelmässig sowohl planmässige als auch zufällige externe Sicherheitsaudits durch, die von führenden IT-Sicherheitsunternehmen mit Sitz in der Schweiz realisiert werden.
Die Daten von Transpose werden in der Schweiz mit proprietären Infrastrukturen und Softwarepaketen gespeichert, die den Sicherheitsstandards der ISO 27001 entsprechen. Wir stehen unseren Kunden zur Verfügung, um sie bei der Prüfung der Rückverfolgbarkeit ihrer Daten zu unterstützen. Anfragen hierzu können an uns gerichtet werden unter trp@transpose.ch.
Wir verpflichten uns, Sie über jeden Eingriff in unser System, der Ihre personenbezogenen Daten betrifft, innerhalb von 48 Stunden nach der Entdeckung unter Verwendung der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zu informieren.

Art. 7: Aktualisierung unserer Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aktualisiert, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist. Weitere Informationen zu den DSGVO-Bestimmungen finden Sie hier. Spätere Aktualisierungen unserer Datenschutzerklärung werden Ihnen über unsere Website mitgeteilt.

Art. 8: Vollständigkeit

Unsere Datenschutzerklärung ist integraler Bestandteil unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und der Nutzungsbedingungen für unsere Dienstleistungen. Bitte lesen und bewahren Sie die Einzelheiten dieser Dokumente auf. Teilen Sie uns bitte eventuelle Unstimmigkeiten in Zusammenhang mit den Klauseln mit. Wenn Sie keine schriftliche Mitteilung an trp@transpose.ch senden, gelten diese als gelesen und akzeptiert.

Aktualisiert in Genf, 10. Oktober 2018