La traduction avec apostille réunit deux étapes souvent nécessaires pour utiliser des documents à l’étranger:

1. Obtenir une apostille pour attester que le document est authentique, et
2. Obtenir une traduction certifiée pour que les autorités puissent le lire dans leur langue.

Si vous gérez une expansion à l’international, des dossiers juridiques ou de la conformité, faire correctement ces deux étapes accélère l’acceptation de vos documents.

Qu’est-ce qu’une traduction avec apostille ?

Une traduction avec apostille est une traduction certifiée d’un document qui possède déjà une apostille ou qui en recevra une après la traduction.

Une apostille est un certificat annexé à votre document original. Elle confirme que les signatures et les sceaux apposés sont authentiques. Avec une apostille, votre document est valable dans les 124 pays de la Convention de La Haye, sans légalisation supplémentaire par les ambassades.

La partie « traduction » garantit que le contenu est exact dans la langue cible et conforme aux règles locales.

Exemple : pour soumettre des statuts de société français aux autorités britanniques, il faut généralement à la fois une apostille (qui prouve l’authenticité des documents) et une traduction certifiée en anglais (pour que les agents puissent les lire et les accepter).

Éléments clés d’une traduction avec apostille

• Document original dans la langue source
• Certificat d’apostille délivré par l’autorité compétente du pays d’origine
• Traduction certifiée du document
• Traduction du certificat d’apostille (souvent exigée)
• Déclaration de certification du traducteur ou attestation sur l’honneur

À quoi sert une apostille ?

Une apostille sert de preuve internationale que votre document est authentique et émane de la bonne autorité. Elle évite de longues chaînes de légalisation consulaire, ce qui fait passer bien des démarches transfrontalières de plusieurs semaines à quelques jours.

Avantages pour l’entreprise :

• Entrée plus rapide sur un marché et onboarding fournisseurs simplifié
• Dossiers de conformité allégés
• Dépôts auprès de tribunaux étrangers sans démarches diplomatiques
• Recrutement facilité lorsque les diplômes sont déjà authentifiés

Usages professionnels fréquents des documents apostillés :

• Certificats d’immatriculation pour des filiales à l’étranger
• Procurations pour des représentants hors du pays
• Diplômes et relevés pour des licences professionnelles
• Jugements pour exécution à l’international
• Contrats notariés pour des opérations transfrontalières

Documents qui nécessitent souvent une apostille

• Actes de naissance, de décès et de mariage
• Diplômes et relevés de notes
• Extraits de casier judiciaire
• Documents d’entreprise (statuts, certificats de conformité)
• Affidavits et déclarations notariés

Combien coûtent l’apostille + la traduction ?

Le total se situe souvent entre 150 $ et 500 $ par document. Les frais d’apostille administratifs sont généralement fixes. Le coût de la traduction varie selon la longueur, la paire de langues et le niveau de certification. Les services urgents entraînent une majoration.

Que faire en premier : l’apostille ou la traduction ?

Cela dépend du pays et du type de document. Dans la plupart des cas, on apostille d’abord, puis on traduit le document et l’apostille. Certains pays demandent toutefois la traduction en premier.

Apostille d’abord (le plus courant)

Cet ordre convient pour environ 80 % des cas, notamment pour des dépôts dans de nombreux pays de l’UE, en Australie et au Canada.

Parcours type :

• Faire notarier le document original (si nécessaire).
• Obtenir l’apostille auprès de l’autorité compétente de votre pays.
• Traduire à la fois le document et le certificat d’apostille.
• Soumettre l’ensemble au destinataire.

Traduction d’abord

Certains endroits exigent une traduction certifiée avant l’apostille. Dans ce cas :

• Faire traduire le document par un traducteur certifié.
• Faire notarier la traduction.
• Apostiller la traduction notariée.
• Joindre le document original comme pièce justificative.

Vérifiez toujours les règles exactes du pays et de l’autorité qui recevront vos documents.

Peut-on traduire un document déjà apostillé ?

Oui, et c’est même obligatoire dans de nombreux cas. La traduction n’affecte pas la validité de l’apostille ; elle permet simplement d’utiliser le document authentifié dans une autre langue.

Demandez à votre prestataire de traduction de :

• Traduire le contenu du document et le texte de l’apostille.
• Reproduire la mise en page.
• Reporter fidèlement tampons, sceaux, signatures et numéros de référence.

Exigences de traduction pour les documents apostillés :

• Utiliser un service de traduction certifiée reconnu dans le pays cible.
• Conserver la mise en forme d’origine, surtout pour les textes juridiques.
• Inclure tous les éléments visibles (tampons, signatures, numéros).
• Joindre la certification du traducteur ou son attestation assermentée.
• Laisser le certificat d’apostille attaché pour prouver l’authentification.

Comment obtenir une apostille pour vos documents ?

La procédure varie selon le pays, mais le déroulé reste similaire. Identifiez d’abord l’autorité d’apostille (p. ex. Secrétaire d’État aux États-Unis ; Legalisation Office au Royaume-Uni). Intégrez le délai à votre planning. Le traitement standard prend souvent 5 à 10 jours ouvrables, avec des options express.

Voici les étapes :

1. Vérifier que votre document est éligible (documents publics uniquement).
2. Le faire notarier si requis.
3. Le soumettre à l’autorité d’apostille de votre pays avec les frais.
4. Recevoir le document avec l’apostille annexée.
5. Obtenir une traduction certifiée si le pays de destination utilise une autre langue.

Notes selon les secteurs

Les secteurs n’emploient pas tous les mêmes règles ni la même terminologie. Choisissez des traducteurs spécialistes du domaine et habitués aux autorités concernées.

Juridique et judiciaire

• De nombreux tribunaux exigent des traductions assermentées.
• Respectez scrupuleusement la mise en page pour contrats et conclusions.
• Ajoutez les affidavits du traducteur si le règlement de la cour l’exige.

Santé et pharmacie

• Certains dossiers d’essais cliniques demandent des contrôles de rétro-traduction.
• Utilisez des terminologies validées par les régulateurs.
• Traitez les données patients avec une conformité stricte en matière de confidentialité.

Éducation et licences professionnelles

• Faites appel à des traducteurs familiers du vocabulaire académique.
• Certains organismes exigent aussi une évaluation des diplômes.
• Certains conseils n’acceptent que des prestataires approuvés.

L’essentiel

La traduction avec apostille relie l’authentification et la clarté linguistique pour que vos documents passent les contrôles à l’étranger. Si vous entrez sur de nouveaux marchés, gérez des dossiers transfrontaliers ou devez respecter une conformité stricte, bien maîtriser ce double processus évite retards et retours.

Envie de bien faire dès la première fois ?

Parlez-nous de vos documents et du pays de destination. Nous confirmerons le bon ordre des étapes, détaillerons la marche à suivre et vous enverrons un devis clair et détaillé.

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